解放軍文職招聘考試公文處理與辦公自動(dòng)化-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-08-22 21:33:44辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)專家在第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。辦公室自動(dòng)化英文原稱OfficeAutomation，縮寫(xiě)為OA。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢本部門文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)人機(jī)缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。
解放軍文職招聘考試辦公用品管理辦法-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-09-25 22:34:291．目的：提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，增加經(jīng)濟(jì)效益。2．職責(zé)/權(quán)限：物業(yè)部：負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一申購(gòu)、匯總、保管、分發(fā)、報(bào)損、盤點(diǎn)等管理。行政人事部：權(quán)限內(nèi)辦公用品申購(gòu)的批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人：部門辦公用品的申請(qǐng)的審核，指導(dǎo)部門員工避免浪費(fèi)，節(jié)約資源。3．規(guī)定內(nèi)容：3.1 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，所有辦公用品的購(gòu)買，都應(yīng)由物業(yè)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。3.2 申購(gòu)手續(xù)：3.6.1 公司統(tǒng)一于每月25日由各部門統(tǒng)一匯總申購(gòu)下個(gè)月部門/個(gè)人需使用辦公用品。3.6.2 如平時(shí)耗量過(guò)大，每周一可補(bǔ)申購(gòu)一次，其余時(shí)間一概不予辦理。3.6.3 各部門須根據(jù)各辦公用品庫(kù)存情況以及消耗水平，結(jié)合日常需求量，確定最終申購(gòu)量。3.6.4 各部門根據(jù)最終申購(gòu)量填寫(xiě)《物品申購(gòu)表》，須清楚寫(xiě)明品名、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、金額、用途及需用日期等。3.6.5 報(bào)經(jīng)相關(guān)權(quán)限人審批。獲批后的《物品申購(gòu)表》交行政人事部辦公用品管理人員分類匯總采購(gòu)。3.3 采購(gòu)：3.6.1 行政人事部嚴(yán)格追蹤到貨時(shí)間。3.6.2 行政人事部對(duì)到貨用品必須認(rèn)真核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保無(wú)誤。3.6.3 行政人事部在對(duì)方送貨單上簽名后交財(cái)務(wù)部核簽，并登記到貨日期、數(shù)量等。3.6.4 行政人事部協(xié)助供應(yīng)商持簽收的送貨單，憑發(fā)票到公司財(cái)務(wù)部結(jié)算貨款。如手續(xù)不符，財(cái)務(wù)部應(yīng)不予結(jié)款。3.4 用品分發(fā)：3.6.1 辦公用品不得重復(fù)領(lǐng)取，物業(yè)部統(tǒng)一建立《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》和《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》。3.6.2 部門/個(gè)人領(lǐng)用物品均須登錄領(lǐng)用登記表。部門用品需由部門負(fù)責(zé)人簽收，個(gè)人用品由本人簽收。3.6.3 重復(fù)領(lǐng)用物品（包括有殘余部分的一次性損耗品如雙面膠）必須以舊換新。3.6.4 負(fù)責(zé)辦公用品發(fā)放的部門負(fù)責(zé)人員應(yīng)每次認(rèn)真填寫(xiě)《辦公用品申購(gòu)受理與發(fā)放登記表》詳細(xì)記錄，作為發(fā)放與盤點(diǎn)依據(jù)。3.5 庫(kù)存用品保管：3.6.1 所有入庫(kù)的辦公用品，都必須一一填寫(xiě)臺(tái)賬，做好進(jìn)出控管記錄，建立基本庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)。3.6.2 辦公用品管理人員必須清楚掌握辦公用品庫(kù)存情況，單品小于基本庫(kù)存時(shí)須進(jìn)行申購(gòu)。3.6.3 庫(kù)存品切實(shí)履行先進(jìn)先出原則。3.6.4 經(jīng)常整理與清掃用品倉(cāng)庫(kù)，必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)防鼠等保全措施。3.6 辦公用品盤存：3.6.1 辦公用品每月25日盤點(diǎn)庫(kù)存。盤點(diǎn)工作由行政人事部負(fù)責(zé)。3.6.2 盤點(diǎn)工作務(wù)必做到賬物一致，如果不一致必須查出原因，然后調(diào)整賬目，使兩者一致。物品遺失由負(fù)責(zé)辦公用品管理人員照價(jià)賠償。3．7 價(jià)值在100元以上的辦公用品發(fā)生故障，須報(bào)行政人事部聯(lián)系進(jìn)行維修。3．8 離職回收：3.8.1 員工調(diào)職/離職時(shí)需按《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經(jīng)查損壞的按原價(jià)賠償，未交回物品按原價(jià)賠償。3.8.2 部門負(fù)責(zé)人調(diào)職/離職時(shí)需按照《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》、《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經(jīng)查損壞的按原價(jià)的扣款，未交回物品按原價(jià)扣款。
解放軍文職招聘考試辦公區(qū)域管理規(guī)定-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-09-25 22:30:381．目的：規(guī)范辦公室的工作秩序，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。2．職責(zé)/權(quán)限：行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財(cái)產(chǎn)安全的監(jiān)管。其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。3．工作要求：辦公室職員工作紀(jì)律：1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣（周六除外）。2. 文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。3. 室溫25℃以上方可以開(kāi)啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于18℃（含）以下。4. 保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔。5. 做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。6. 原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。7. 非客戶接洽、會(huì)議召開(kāi)、集體討論，任何人不得私自占用會(huì)議室與洽談室。8. 在使用公共場(chǎng)所（會(huì)議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。9. 除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。10. 接打電話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說(shuō)，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。11. 上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時(shí)，在洽談室或會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行。12. 公司內(nèi)部集會(huì)與會(huì)議，除特殊情況（需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假）外，皆須準(zhǔn)時(shí)參加。13. 前臺(tái)（前臺(tái)文員/前臺(tái)保安員）要負(fù)責(zé)整個(gè)前臺(tái)區(qū)、入門大廳的管理。前臺(tái)禁止無(wú)關(guān)人員閑坐。14. 下午17：30 18：00，部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準(zhǔn)后交前臺(tái)保安。15. 下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺(tái)面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗等。16. 上班時(shí)間，公司內(nèi)部通用性語(yǔ)言為普通話，除業(yè)務(wù)上來(lái)往之外，一律不講其他方言。辦公室職員著裝要求：1. 為樹(shù)立和保持公司良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝（周一至五著工裝）。2. 辦公室職員上班時(shí)間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過(guò)耳，不得留長(zhǎng)胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。4. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照?qǐng)?zhí)行。4．具體日常工作管理：復(fù)印管理――1. 有復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽(tīng)從安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為。2. 復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，行政人事部須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)間通知維修公司前來(lái)維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。3. 行政人事部人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。4. 節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。5. 各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購(gòu)，復(fù)印時(shí)行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。6. 非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。7. 行政人事部人員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開(kāi)關(guān)情況。電話管理――1. 公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。2. 正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)，提高效率。通話時(shí)間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過(guò)5分鐘。3. 公司對(duì)長(zhǎng)途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管，一般分機(jī)電話只可拔打市話。4. 電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽(tīng)電話，且使用文明禮貌語(yǔ)言。5. 接聽(tīng)電話須認(rèn)真仔細(xì)聽(tīng)取對(duì)方講述的內(nèi)容，必要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做出書(shū)面記錄，并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。管理人員手機(jī)使用管理――1. 對(duì)于公司已給予電話費(fèi)補(bǔ)助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機(jī)必須24小時(shí)開(kāi)機(jī)。2. 管理人員休假時(shí)，其手機(jī)也必須正常開(kāi)機(jī)；跨區(qū)域無(wú)網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號(hào)碼。3. 管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號(hào)碼，如因特殊原因需更換號(hào)碼的，須將新號(hào)碼及時(shí)通知行政人事部更新后公布。4. 管理人員手機(jī)必須保持有話費(fèi)，不足時(shí)應(yīng)及時(shí)繳費(fèi)或充值。5. 行政人事部須不定時(shí)抽查開(kāi)機(jī)情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)情況。6. 一個(gè)月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對(duì)工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費(fèi)補(bǔ)助。7. 參加會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)，中途需要接打電話須向會(huì)議主持或培訓(xùn)講師舉手請(qǐng)假，同意后方可外出接打電話。8. 手機(jī)補(bǔ)助話費(fèi)按公司規(guī)定的職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù)職級(jí)、工作性質(zhì)的變動(dòng)而調(diào)整。辦公室職員接待訪客技能與禮儀――1. 前臺(tái)負(fù)責(zé)回答訪客的詢問(wèn)，了解來(lái)訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺(tái)接待。2. 部門會(huì)議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會(huì)接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。3. 訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽(tīng)這種沒(méi)預(yù)約的訪客解釋他的來(lái)意與理由。如果不能安排當(dāng)時(shí)會(huì)見(jiàn)，就表示遺撼，并為他安排以后會(huì)見(jiàn)。按順序請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來(lái)訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。4. 訪客接待基本禮儀：4.1客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌性招呼一聲 您好 ，當(dāng)對(duì)方遞過(guò)名片來(lái)時(shí)，應(yīng)用雙手接過(guò)來(lái)，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處。4.4在到達(dá)目的地前，要指明 就在這里 ，在打開(kāi)門之前要先敲門。如果門向外開(kāi)，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開(kāi)，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。4.5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說(shuō) 請(qǐng)坐，稍候 。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上 訪客中 字樣的牌。4.6面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開(kāi)后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。4.7辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來(lái)久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來(lái)臨有一段時(shí)間，應(yīng)先開(kāi)窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無(wú)論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。
